最近一段時間李雪很開心。

    但前段時間，李雪卻愁容滿面，很是苦惱。

    李雪，作為中核五公司財務(wù)部的稅務(wù)主管會計，工作明確、固定、繁瑣、量大，從早忙到晚，碰到生產(chǎn)經(jīng)營繁忙的時段，加班更是家常便飯。

    “光是一個外經(jīng)證的辦理，就讓人頭昏腦漲。”李雪說。

    “外經(jīng)證”是“外出經(jīng)營活動稅收管理證明”的簡稱。

    “公司到外省市去從事生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)，必須持有注冊地地稅部門開具的“外經(jīng)證”到營業(yè)地稅務(wù)部門進行報驗登記，才能領(lǐng)取發(fā)票，正常開始營運。“中核五公司財務(wù)部主持工作的副經(jīng)理陳方舟說。

     陳方舟繼續(xù)說，“最糟糕地是從事建筑安裝工程的，證明的有效期限為6個月，到期要去稅務(wù)機關(guān)核銷，如果存在到期未核銷的外經(jīng)證，稅務(wù)機關(guān)一律不批準(zhǔn)辦理新的外經(jīng)證。公司一年大概需要辦理200多個外經(jīng)證，要確保到期不出現(xiàn)延誤，工作量很大。”

     公司辦理外經(jīng)證的程序是由各單位填報相關(guān)表格，各單位領(lǐng)導(dǎo)審核后將紙質(zhì)版交給李雪復(fù)核通過后，再由李雪統(tǒng)一拿到稅務(wù)部門辦理。

     “非常耗時間。從我負(fù)責(zé)外經(jīng)證的工作開始，平均每周兩次，最頻繁的是一周4次去金山第三稅務(wù)所辦理外經(jīng)證，因稅務(wù)所在朱涇，加上兩小時的車程，每次辦事需要至少半天的時間。” 李雪說。

      一年下來有200多份的外經(jīng)證要辦理。同時，也會有200多份的外經(jīng)證要核銷。每份外經(jīng)證的核銷日期不同，如果少還行，200多份，單靠EXCELL表格人工查詢到期日期，再去提醒各單位提交資料去核銷，費時費力費心，還容易出錯。

      材料的提交也很困難，項目遍布全國各地，需要提交的是紙質(zhì)材料，要送過來，費用不菲，而且時間無法保證。

      李雪一籌莫展。

      陳方舟說，“工作量很大，公司工程建設(shè)事業(yè)部、區(qū)域分公司、專業(yè)化分公司、部分核電項目部、檢維修等項目均要辦理外經(jīng)證。如果安排多人進行管理，也只能分片分條線進行安排，但多人之間的溝通協(xié)調(diào)很容易出問題。      “而且由于每個外經(jīng)證的管理過程跟蹤記錄系人為紀(jì)錄，出現(xiàn)延誤很有可能把所有責(zé)任落到財務(wù)部身上，因為這里后墻不倒，稅務(wù)部門才不管你是項目部耽擱的還是所在單位耽擱的。”李雪說。

      2014年年初明確了未來公司3年的奮斗目標(biāo)， 2016年要實現(xiàn)“百億級”企業(yè)目標(biāo)。聽到這個消息后，李雪既興奮又煩惱，興奮的是未來公司的發(fā)展會帶來雙贏的結(jié)果，煩惱的是自己的工作量也會隨之增大，工作壓力也將加大。

      “面對財務(wù)業(yè)務(wù)量大幅度增多的趨勢，常規(guī)的工作方法已經(jīng)行不通，必須轉(zhuǎn)變工作思路，提升工作效率。”陳方舟說。

      2014年2月19日，中核五公司財務(wù)部、信息中心相關(guān)人員，就外經(jīng)證管理信息化工作進行研討。經(jīng)過討論，確立要開發(fā)一個用于外經(jīng)證申請、注銷的管理系統(tǒng)，并明確了外經(jīng)證管理的相關(guān)流程，同時要求3月份上線運行。

     “只要業(yè)務(wù)需求明確，流程確定，系統(tǒng)開發(fā)并不難”信息中心系統(tǒng)研發(fā)人員楊昱說。

      在信息中心的全力支持配合下，公司財務(wù)部門、各單位商務(wù)部門的工作確實需要，系統(tǒng)研發(fā)進行得很順利。

     為進一步深化財務(wù)部信息化工作，中核五公司提出了“財務(wù)服務(wù)共享中心”的概念。

     我們的設(shè)想是希望能打造一個中核五公司整合所有財務(wù)數(shù)據(jù)的一個平臺，陳方舟說，將財務(wù)業(yè)務(wù)梳理出12個子模塊，逐一開發(fā)，外經(jīng)證管理系統(tǒng)作為第一個模塊進行開發(fā)。

      3月20日，財務(wù)服務(wù)共享中心-外經(jīng)證申請系統(tǒng)開發(fā)完成，正式上線。3月21日，中核五公司財務(wù)部和信息中心聯(lián)合組織召開了外經(jīng)證信息化辦理流程培訓(xùn)視頻會，涉及外經(jīng)證業(yè)務(wù)的相關(guān)單位財務(wù)人員、商務(wù)人員及負(fù)責(zé)人參加了會議。會上，介紹了系統(tǒng)使用流程和操作規(guī)程，由此開始，外經(jīng)證信息化系統(tǒng)正式在公司使用。后又經(jīng)過一個多月的努力，4月22日，外經(jīng)證的注銷管理流程也開發(fā)完成，由此實現(xiàn)了外經(jīng)證全業(yè)務(wù)流程的信息化管理。

     開發(fā)完成的財務(wù)服務(wù)共享中心-外經(jīng)證管理系統(tǒng)讓外經(jīng)證的申請、審核、批準(zhǔn)均實現(xiàn)了網(wǎng)上電子流程操作，申請表格在網(wǎng)上填寫保存后自動生成，相關(guān)材料掃描上傳附件，不必提供紙質(zhì)文件，申請批準(zhǔn)后的材料全部由李雪集中打印，極大得減輕了商務(wù)人員的工作量，提高了申請效率。同時可以實時查看流程進度便于監(jiān)督、提醒。

     “最重要的是設(shè)置了到期注銷自動提醒功能，解決了外經(jīng)證到期注銷的難題”，李雪說，“以前到期注銷由人來提醒，現(xiàn)在設(shè)置黃色、橙色、紅色預(yù)警由軟件自動提醒，不必費心了，大大減輕了我的工作量，也避免了人為疏忽遺漏造成的到期沒去注銷的可能”，談到這點，李雪甚是開心。

      現(xiàn)在的李雪，對財務(wù)服務(wù)共享中心有了更深刻的體會，“利用信息化手段建立起來的財務(wù)服務(wù)共享中心為我的工作帶來了便利、優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，落實了崗位責(zé)任，多用戶操作減輕了工作量，也提升了我們財務(wù)部的管理能力和服務(wù)水平。”李雪接著說，“建立這一平臺之后，我們的工作過程也留下了記錄，各部門工作銜接更加順暢、團隊更加和諧”。

     “更重要的是通過這一平臺留下一些數(shù)據(jù)，用于分析、預(yù)測生產(chǎn)經(jīng)營趨勢，為后面工作提供借鑒。”陳方舟說。

      目前，中核五公司財務(wù)服務(wù)共享中心-外經(jīng)證管理系統(tǒng)處于正常運行中，通過這個系統(tǒng)的示范作用使公司“財務(wù)服務(wù)共享中心”的概念更加具體化。“后續(xù)，我們還會與信息中心一道逐步開發(fā)和上線財務(wù)服務(wù)共享中心的其他子模塊，最終真正實現(xiàn)五公司用于整合所有財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的平臺”，陳方舟表示。