一、書面形式不可免

在現實生活中，委托是一種司空見慣的現象，在政府采購工作中也普遍存在，有采購人對納入集中采購目錄范圍的采購項目，委托集中采購機構采購，也有采購人將分散采購項目委托給集中采購機構或有資格的社會中介機構采購，但至今仍有不少采購人以口頭形式委托，不與被委托方簽訂委托代理協議。這樣做是不當的，也是很危險的。首先，這種做法不合法律規定。《政府采購法》在第二十條中明確規定：“采購人依法委托采購代理機構辦理采購事項的，應當由采購人與采購代理機構簽訂委托代理協議，依法確定委托代理的事項，約定雙方權利義務”。據全國人大政府采購法起草小組的專家說，這一條的立法目的就是為了維護委托的嚴肅性，維護雙方當事人的合法權益，防止因口頭委托，發生不良后果，損害當事人利益，才要求采購人必須與采購代理機構簽訂委托代理協議，在協議中明確代理事項，約定雙方的權利義務，使各當事人在采購活動中，各負其責，共同做好采購工作。其次，這種做法是一種沒有理智的表現。俗話說，不怕一萬，就怕萬一。口頭委托雖然效率高些，但很容易出問題，因為，口頭委托隨意性大，準確性差，雙方權利和義務界定不清。這樣在具體委托事項實施中，一方面，被委托方很難準確地把握委托方的需求，還很容易超越委托權限行事，出了力還討不到好；另一方面，委托方也容易干預實施中的委托事項，影響了委托事項的正常實施，還認為這屬于正常委托，可以想象，順順當當實施委托事項，是很難做到的。一旦委托事項不能達到預期效果，雙方就會互相埋怨，輕則提出投訴，重則對簿公堂。如有理智的話，就不會口頭委托，就會依法辦事，簽訂委托代理協議。再次，這種做法是圖輕松、怕麻煩、不負責任的表現。在一些采購人看來，口頭委托一下，多省事。可往往事與人違，如2005年8月下旬，某縣中學經辦人打電話給該縣政府采購中心口頭委托他們采購500套桌椅，結果，采購中心有關人員依據電話記錄，為該校采購了300套桌椅，比校方的實際需求少購了200套桌椅，在投訴答辯會上，雙方都不承認錯，采購中心人員說，你們電話中明明講的是300套，不信請看電話記錄；學校經辦人則說，我確實在電話中講的是500套，后經調解商定，重新采購。可這樣一來，使200名新生推遲了7天才入學上課，這給學校和采購中心都造成了不好的影響。從這個小例不難看出，如果采購雙方經辦人都有一點工作責任心，都要求簽訂委托代理協議，就不會發生200名新生推遲7天才入學上課的結果。因此，只要發生委托采購事項，雙方就一定要簽訂委托代理協議，書面形式千萬不可免。當前，之所以仍有不少采購人以口頭形式委托，不與被委托方簽訂委托代理協議。其原因主要是有不少人政府采購法制意識薄弱，認為簽訂委托代理協議是可有可無的事項，甚至有不少人還散布，簽訂書面委托代理協議太麻煩，口頭委托就行了，并且還以本單位進行過幾次政府采購都是口頭委托的事實來證明。所以，針對上述現象，我們決不能聽之任之，必須加大對《政府采購法》的宣傳力度，使人們能自覺執行法律規定，凡要進行委托采購，就必須以書面形式簽訂委托代理協議，同時，必須加大執法力度，對凡未簽訂委托代理協議，就為采購人采購的采購代理機構要嚴肅查處，只有這樣，才能避免口頭委托現象的蔓延。

 

二、規范程序不可簡

委托代理協議實務程序并不復雜，主要包括：⑴調研，采購人確定委托采購代理機構，或被委托的采購代理機構確定是否可以接受委托。⑵雙方商談代理事項，著重商談①是全面委托還是單項委托，以及所包含的具體事項；②代理費用和付款方式；③重要要求（如采購物品的質量要求，供貨時間等）；④協議變吏、終止的條件和操作方法等。⑶采購雙方單位的有權機構審定委托代理協議草稿。⑷正式簽訂委托代理協議。對于上述程序，無論是采購人，還是采購代理機構都應當認真履行，一道程序都不能簡化，一道程序都不能馬虎了事，否則，就容易出問題，小則使委托代理協議流于形式，政府采購達不到預期效果；大則發生投訴，賠償等。就拿第一道程序來說吧，如果采購人不對將要委托的采購代理機構，進行調研，掌握其代理資格、開展代理采購業務、商業信譽、專業人員、依法繳納稅收和社會保險費等方面的真實情況，就草率確定委托代理關系，弄得不好就會被冒名頂替的采購代理機構套住。這樣的例子，報刊上經常可看到。或者被委托的采購代理機構專業人員水平不高，對所要采購物品的技術要求不懂，使采購效果不盡人意。同樣，如果采購代理機構不履行調研程序，不掌握其誠信、采購資金是否籌足等方面的真實情況，就容易被少數不講信譽或“喜歡”找麻煩的采購人蒙住，以至于所采購的物品旱已到了采購人處，但應付的費用就是被采購人以這樣那樣的理由拖住要不到。再拿第二道程序中的雙方商談代理費用和付款方式這一小程序來說吧，若雙方不預先商談好，不是正式簽訂委托代理協議時不順當，就是將來付款時不順當。由于篇幅關系，其它兩道程序也就不展開論述了。

 

三、實質內容不可少

所謂實質內容是指委托代理協議書中的主要內容或者說是重要內容，這是委托代理協議實務中的最重要的一條。對于實質內容，在制作委托代理協議書時，千萬不能將其少掉。這是因為，實質內容是委托代理協議書的關鍵、筋骨，甚至于有的實質性內容還是委托代理協議書的靈魂，如雙方的權利和義務。對于實質內容不可少，有四方面要求：一是所包括的范圍要全面。實質內容主要有委托項目基本情況、采購方式、采購期限、雙方的權利和義務、費用標準及支付方式、違約責任及其處理方法這六個方面。若少了哪一方面就不行，如少了采購期限這一方面，那采購代理機構隨便在什么時候，為采購人進行采購都不能算是違約。二是內容要完整。如在委托項目基本情況的表述上，只是簡單扼要地寫委托采購學生桌椅，那就不行，一定要寫完整，不僅要寫數量、規格、材料名稱等，還要寫明政府采購立項文號和政府采購計劃文號。否則就不好操作，買了復合型材料的，你委托人還不能說這不合要求。三是要求要具體。主要指時間要求、數額要求。如要求采購人在規定時間內向被委托的采購代理機構提交項目技術資料，那就要寫出具體的時間要求，如這樣寫，自委托人簽訂本協議后七日內，有向被委托人提交項目詳細技術需求資料的義務。四是表述要確切。如在委托代理協議書中的采購方式表述上，一定要確切，應該寫公開招標方式的就不能寫詢價采購等其他采購方式，否則，就會違反《政府采購法》。為幫助采購雙方當事人全面地掌握實質內容，因篇幅關系，故本文僅就雙方的權利和義務、費用標準及支付方式、違約責任及其處理方法這三個方面所包括的內容作一介紹。

 

雙方的權利與義務

（一）委托方（采購人，下同）的權利與義務

１、委托方權利

（１）委托方有依法確定采購需求、采購文件的權利；

（２）委托方有敦促、監督被委托方（采購代理機構，下同）依法履行本協議的權利；

（３）委托方經調查了解，如查實被委托方確有超越本協議且未征得委托方同意，以委托方名義從事其他活動的行為，有單方終止協議，并追究被委托方責任的權利；

（４）在本協議履行期間，如發生危及社會安全穩定的重大事件或遭遇不可抗力，委托方有權單方終止合同，且不承擔因此給被委托方造成的損失。

２、委托方義務

（１）委托方有依法從事政府采購活動和履行協議的義務；

（２）在本協議履行期間，委托方有保證被委托方獨立履行協議且不受任何來自委托方非法干擾的義務；

（3）委托方在簽訂本協議后七日內，有向被委托方提交項目詳細技術需求資料（必要時還需列明具體資料名稱）的義務；

（4）委托方對被委托方草擬的各類采購文件有確認的義務；

（5）對被委托方在代理期間和代理權限內提出的與項目有關的問題，委托方有及時（指接到通知二日內，下同）答復的義務；

（6）本協議履行期間，應被委托方要求，委托方有按照項目執行進度及時指派采購人代表、確認中標/成交結果、澄清和修改采購文件、確認答復質疑意見、簽訂政府采購合同等的義務；

（二）被委托方的權利與義務

1、被委托方權利

（1）被委托方有依法在本協議委托范圍內組織實施政府采購活動并取得相應代理服務費用的權利，且在組織實施過程中不受任何非法干擾的權利；

（2）被委托方在依法履行本協議過程中遇有不明事項，有要求委托方及時明示的權利；

（3）在本協議履行期間，若發生危及社會安全穩定的重大事件或遭遇不可抗力，被委托方也有權單方終止合同，且不承擔因此給委托方造成的損失。

 2、被委托方義務

（1）被委托方在本協議委托范圍內，有依法組織實施政府采購活動的義務；

（2）被委托方有向委托方講解在執行本項目中涉及到的相關法律、法規、規章的義務；

（3）自收到委托方遞交的項目詳細技術需求資料之日起五日內，負有編制、組織專家論證招標文件（或談判文件、詢價文件，下同）并提交委托方確認的義務；

（4）委托方確認上述文件后，被委托方有復制、發布、發售和提供上述文件的義務；

（5）被委托方有在財政部門指定的政府采購信息發布媒體上按時公開發布政府采購信息的義務；

（6）采購文件發出后，如出現必須對采購文件進行澄清和修改的情形，被委托方應立即通知委托方，并將對采購文件做出的澄清和修改稿，經委托方同意后，方可對外發布，并有通知到所有參加本次投標（或談判、詢價）供應商的義務；

（7）被委托方有按照項目需求申請抽取政府采購評審專家，組建評標委員會（或談判小組、詢價小組）的義務；

（8）被委托方有根據項目需要對委托項目潛在供應商資質進行審查的義務；

（9）被委托方有組織項目開標（或談判、詢價），對采購活動（開標過程或競爭性談判過程或詢價過程）如實記錄的義務；

（10）在評標（談判、詢價）工作結束后，被委托方有義務協助評標委員會（或談判小組或詢價小組）匯總資料，在法定期限內將上述資料連同采購文件一并報送委托方確認；

（11）被委托方有受理項目質疑，草擬答復意見、報請委托方審核及在法定期限內答復質疑供應商的義務；

（12）被委托方有針對政府采購投訴提供情況說明和相關證據、配合監管部門處理投訴案件的義務；

（13）被委托方有督促、組織簽訂政府采購合同，并將政府采購合同備案的義務。

費用標準及支付方式

由于各地在這方面的文件規定和收費標準不一，一般有兩種情況，一種情況是委托方同意按照_____________規定，向被委托方支付代理費用，計人民幣_____元；另一種情況是委托方同意被委托方向中標或成交供應商收取本項目代理服務費用。代理服務費收費標準按照_____________規定執行，計人民幣_____元；支付方式均為通過銀行轉賬結算，并在簽訂本委托代理協議后5日（具體時間視各地情況或標的大小而定）內支付

違約責任及其處理方法

雙方均應全面履行本協議約定，如任何一方有違約行為，應向守約方承擔違約責任，同時守約方有權向同級政府采購監督管理部門反映情況。

違約行為發生后，守約方有義務向違約方發出具體說明違約情形及限期改正的書面通知，如實際存在違約行為，違約方應在守約方書面通知規定的期限內改正；如違約方有異議，應于接到該通知起3日內向守約方提交書面說明，在此前提下，雙方可進行協商，訂立補充協議。

如違約方實施嚴重違約行為，或實際違約行為發生后，違約方未于守約方書面通知規定的期限內改正的，守約方有權解除本協議，并可依法追究違約方責任，給守約方造成經濟損失的，由違約方支付與經濟損失等額的賠償金。

 

四、正確態度不可無

就是雙方在簽訂委托代理協議方面，都必須有正確的態度。這是因為：政府采購委托代理協議，是采購人與采購代理機構共同簽署的，據以確認政府采購業務的委托與受托關系，明確采購代理事項及雙方應負責任與義務等事項的書面合同。它具有經濟合同的性質，一經約定并雙方簽字認可，即成為采購人與采購代理機構之間在法律上生效的契約，具有法定約束力，因此，只要有一方態度不端正，特別是采購人這一方態度不端正，就容易使簽訂協議這項工作發生問題，不是自己對自己不負責，隨對方怎么寫，自己吃了虧，還沒有理由找對方，就是雙方為一些雞毛蒜皮糾纏，使協議遲遲簽不下來，影響采購效率，雙方利益都受損。現實也告訴我們，持不正確態度的，為數不少。其表現除上述不負責任、雙方糾纏枝節問題這兩種不正確態度外，還有一種比較普遍的現象，那就是雙方都以“老子”自居，都認為自己比對方高一等。在委托人這一方，有些采購人總把自己凌駕于被委托人之上，認為采購代理機構就應該為我們服務，在商談采購期限、提供資料、收費等方面，不是提出不正當要求，就是討價還價，使協議很難簽訂。在被委托人這一方，同樣有些采購代理機構也把自己看得過高，認為是你們采購人求我采購，我又不求你們，你們就得聽我的，不是在協議上強行寫上須委托代其簽訂采購合同、代其驗收采購物品等霸王條款，就是“慢慢來”，說這一批采購量太多，要等下一批再來簽協議，或者要求委托人將資料送全了再來簽協議等等。由此可以想象，大家都這樣，都以“老子”自居，政府采購委托代理協議實務工作怎能做得好，因此，雙方都必須有正確的態度，就是雙方都要做到三個“正確對待”。一是正確對待自己。無論是委托方，還是被委托方，都要認為自自己與對方一樣，是平等的關系，沒有什么高低之分，都要持以禮相待，以誠相待的態度，都要換位思考，都要為對方的利益作想，這樣，沒有什么談不攏的，沒有什么協議簽不下來的；二是正確對待協議內容。對協議內容雙方都不要“求全則備”，也不要吹毛求疵，更不能強行要求將自己的無理要求作為內容列進協議，只要實質性內容全包括了，并且完整地寫在協議中，就算達到了要求，雙方就應當簽訂協議；三是正確對待權利和義務。雙方都不要把權利看成是要挾對方的籌碼，也不要把義務當作“煙霧”，要把權利當作“雙刃劍”，把義務當作責任來執行；在行使權利上，既不能“越位”也不能“缺位”；在履行義務上，既不能不推不動，也不能偷工減料。只有這樣，政府采購委托代理協議實務工作才能做得好，雙方在履行協議上才能履行得好。